E-Mails, wie sie Ihre Kunden lieben

Wie viele E-Mails kriegen Sie pro Tag? – bei dieser Frage winken die meisten ab und antworten „einfach zu viele“. Dabei stört die meisten von uns nicht unbedingt nur die Masse der E-Mails, sondern die Mischung aus automatisierter Kommunikation und geschäftlicher Korrespondenz. Beide teilen sich zum Leidwesen von uns allen einen Posteingang.

Bei der geschäftlichen Korrespondenz kommt man natürlich um einen sinnvollen Umfang nicht herum. Anders verhält es sich bei automatisierter E-Mail-Kommunikation – also Bestätigungs-E-Mails, Benachrichtigungen oder Newsletter.

Reduzieren Sie Ihre Nachrichten auf das Wesentliche. Letztere sind es, die wir in den nächsten Zeilen in den Fokus nehmen wollen. Mittlerweile agieren Kunden bei solchen E-Mails wie beim Lesen von Inhalten auf Websites. Sie scannen die Inhalte nach interessanten und wichtig erscheinenden Informationen. Dabei kann es schon passieren das in reinen Textnachrichten Wichtiges untergeht.

Online-Dienste wie Outfittery, Zalando, PayPal, XING oder AirBnB haben sich längst darauf eingestellt. Sie reduzieren ihre Nachrichten auf das Wesentliche und bereiten die Inhalte der E-Mails gut lesbar auf. Dabei setzen sie nicht auf die klassische Text-E-Mail, sondern verwenden optisch ansprechende Vorlagen, die auf Smartphones und Desktops gleichermaßen gut lesbar sind.

 

Warum Online-Händler viel Zeit in E-Mails investieren

Die Anbieter machen Ihren Kunden das Leben damit leichter. Sie bieten z.B. mit einem Klick einen Link zur Sendungsverfolgung oder im Fall von AirBnB zu Google Maps. Dem Kunden wird damit der schnellste Weg angeboten, um sein Problem zu lösen.

Das Wesentliche wird im Sinne des Kunden gut aufbereitet dargestellt und somit der Umgang mit dem Dienst erleichtert. Auch dieser Teil der Kundenreise zahlt auf die Kompetenzvermutung des vom Kunden gewählten Dienstleisters ein.

Schon lange wissen nicht nur Hirnforscher, dass wir optisch ansprechendes Aussehen mit guter Funktion gleichsetzen.
Ein Grund, weshalb UX/UI-Designer heute fester Bestandteil der Softwareentwicklung sind.

 

Was bedeutet das für Unternehmen

Sie sollten dringend aufhören Ihre Kunden mit reinen schlecht lesbaren Text-E-Mails zu „bombardieren“. Es sei denn, Sie wollen das Ihre Nachrichten nicht wahrgenommen und nicht gelesen werden.

Was brauchen Ihre Kunden wann? Machen Sie sich Gedanken darüber, was Ihre Kunden zu welchem Zeitpunkt wirklich brauchen. Ein Bild der gebuchten Wohnung, die Kontaktdaten des Vermieters und einen Direktlink zu Google Maps, damit man einfach den schnellsten Weg findet.

Denkt man dieses Prinzip weiter auf eine Bank und den Fall der Terminvereinbarung, dann sollte man dem Kunden die Infos zur Filiale, einen Link für die Anfahrt und ein Bild des Beraters mitgeben.

Eine gute Kommunikation trägt letztlich zum Erfolg Ihrer Termine bei. Muss der Kunde erst nach der Nachricht suchen oder er hat keine Informationen zu den Parkmöglichkeiten bekommen, dann kann es passieren das die Anreise auf die Stimmung im Termin drückt. Ein Vorankommen und gutes Ergebnis bzw. Abschluss sind dann schwerer zu erreichen.

 

Investieren Sie die Zeit oder holen Sie sich Unterstützung

HTML-E-Mails sind eine Disziplin für sich. Die Interpretation in den unterschiedlichen E-Mail-Diensten und Endgeräten müssen beachtet werden. Genau wie responsive Websites lassen sich responsive E-Mail-Vorlagen erstellen.

Einen Wermutstropfen gibt es bei dem Testing der neuen E-Mail-Vorlagen. Schauen Sie sich die Nachrichten nicht mit Lotus Notes an. Nutzen Sie Googlemail, web.de, GMX, Outlook und schauen Sie sich die E-Mails auf verschiedenen Smartphones an. Erst dann sehen Sie, wie die Nachrichten bei Ihren Kunden ankommen und bekommen ein Gefühl für die Qualität der versendeten Informationen.

Kai Keune

Telefon: +49 721 / 255 129 16