Service-Mitarbeiter entlasten und Telefonate schneller abwickeln

Die Mitarbeiter im KundenServiceCenter (KSC) wickeln täglich eine Vielzahl von Telefonaten ab. Oftmals geht es darum, einen Termin mit dem Berater zu vereinbaren. Neben der Prüfung, ob der Berater generell verfügbar ist, muss gegebenenfalls auch ein Beratungszimmer gebucht, ein zweiter Berater eingeladen und/oder eine E-Mail-Bestätigung erstellt werden.

Das Termincenter erleichtert diese Aufgaben immens. Denn diese Prozesse erfolgen jetzt automatisch im Hintergrund, ohne dass Ihre Mitarbeiter eine Sekunde darüber nachdenken müssen. Damit vermeiden Sie Planungsfehler und neue Telefonate können schneller angenommen werden.

Auf die Bedürfnisse im KundenServiceCenter abgestimmt

  • Einfache und übersichtliche Gestaltung der Oberfläche.
    Das Frontend ist optimal auf die Anforderungen der KSC-Mitarbeiter angepasst. So wird mit wenigen Klicks eine für den Kunden passende freie Beratungszeit gefunden. Auch für eine Verwendung auf kleinen Bildschirmen ist die Oberfläche optimiert.
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  • Zeit sparen durch automatische Erstellung von E-Mail-Bestätigungen.
    Lassen Sie das Termincenter das aufwändige Zusammensuchen von terminrelevanten Informationen und Dokumente übernehmen. Dies betrifft zum Beispiel filialspezifische Hinweise, wie Parkmöglichkeiten oder Empfehlungen für die Eingabe ins Navigationssystem. Aber auch Hinweise zum Nebeneingang der Filiale sind wichtig, wenn der Termin außerhalb der Öffnungszeiten stattfindet. Je nach Beratungsthema müssen verschiedene Anhänge zur Verfügung gestellt werden.
  • Mehr Zeit dank automatisierter Raumbuchung.
    Das Termincenter prüft bereits vor Ausgabe der verfügbaren Beraterzeiten, ob ein Beratungszimmer frei ist. Sind alle Räume belegt, wird auch kein Termin angezeigt. Und sobald der Termin gebucht ist, wird gleichzeitig der Raum reserviert. Dadurch reduziert sich die Dauer der Telefonate merklich und Ihre KSC-Mitarbeiter stehen schneller für neue Telefonate zur Verfügung.
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  • Wenn es mal mehr als ein Berater sein muss.
    Wird zum eigentlichen Berater zusätzlich ein Spezialist benötigt, kann dieser ganz einfach zum Termin eingeladen werden. Gleichermaßen kann auch der regulär zugeordnete Berater über eine bevorstehende Spezialberatung informiert werden.

Der Fokus des Entwicklungsprozesses:
Mehr Effizienz im KundenServiceCenter und optimale Unterstützung in der täglichen Arbeit.

Kundenindividuelle Links ersparen überflüssige Rückrufe.

Bei Oubound-Telefonaten kommt es oft vor, dass sich Kunden mit ihren Partnern zwecks der Terminfindung abstimmen möchten. Das KSC-Frontend bietet hier die Möglichkeit, einen individuellen Link per E-Mail zu verschicken. Damit kann der Kunde bequem von Zuhause an der Stelle einsteigen, wo das Gespräch zwischen Berater und Kunde geendet hat.

Vermeiden von Planungsfehlern

Bei der Beratung in der Filiale als auch beim Kunden zu Hause müssen diverse Anforderungen berücksichtigt werden. Wann ist der Berater auf welcher Filiale verfügbar? Reicht die freie Zeit aus, um den Beratungstermin durchzuführen? Oder: Wie viel Zeit muss für die An- und Abfahrt zum Kunden berücksichtigt werden?

All diese Themen berücksichtigt das Termincenter bei der Berechnung der verfügbaren Zeiten. Ihre KSC-Mitarbeiter können sich somit voll und ganz auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden konzentrieren.

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